En tant qu'agent territorial, la loi prévoit que le CNFPT nous forme dans le cadre des formations statutaires, à partir de notre nomination et tout au long de notre carrière.
La formation d’intégration est la première étape de la construction de notre parcours professionnel, et la condition de notre titularisation. Ses objectifs ? Nous sensibiliser à votre nouvel environnement professionnel et nous aider à appréhender les valeurs du service public.

Chacune de ces formations, une fois reçue, est validée par le CNFPT sous la forme d’une «attestation de suivi» qui figurera dans le livret individuel de formation (LIF) du stagiaire.

C'est un document idéal pour connaitre son environnement territorial, que vous pouvez utiliser aussi pour préparer vos futures épreuves orales de concours.

Le livret du stagiaire

A lire et relire!

Le compte-rendu du conseil municipal doit être affiché sous huitaine suivant le dernier conseil. Il reprend, pour l'essentiel,  les délibérations du conseil municipal.

Dernièrement, l’article R. 2121-11 du code général des collectivités territorial relatif aux modalités de publication a été modifié.

Dans ce cadre, est notamment confirmée l’obligation, pour les communes dotées d’un site internet, de mettre en ligne les comptes-rendus des séances de conseil municipal en complément de l'affichage à la porte de la mairie.

Décret n°2016-146 du 11 février 2016 - JO 12 février 2016

Je suis secrétaire dans une mairie d'une commune de moins de 2000 habitants. Je travaille en binôme avec une autre personne (grade : rédacteur). Elle gère la comptabilité, les ressources humaines (une dizaine d'agents) et le cimetière.

Je vais détailler ci-dessous les domaines dont j'ai la charge.

Etat-civil

• enregistrer - rédiger des actes (naissance, reconnaissance, mariage, décès, transcription de décès)
• accueillir et informer les usagers sur les lois en matière d'Etat-civil
• délivrer les autorisations administratives en matière funéraire (permis d'inhumer,etc.)
• assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, cérémonie de parrainage civil
• assister l'Officier d'Etat-Civil lors de la célébration des mariages
• tenue des registres d'Etat-Civil et suivi des déclarations d'actes : apposer les mentions marginales, préparer et gérer les registres (ouverture / clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales)

Élections

• gérer les demandes d'inscriptions sur la liste électorale, de radiations
• préparer les réunions de la Commission de révision des listes électorales et y participer
• organiser matériellement et administrativement le ou les bureau(x) de vote
• respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement, etc.)

Recensement militaire

• établir la liste des jeunes et délivrer les attestations correspondantes
• suivi avec les autorités militaires ("relevé" trimestriel par voie dématérialisée)

Secrétariat accueil

• accueil physique et téléphonique du public : carte d'identité, renseignements divers
• renseignements nouveaux habitant
• gérer les relations avec les associations : planning d'utilisation des salles communales, demandes de subvention, etc.
• affaires scolaires : pré-inscriptions à l'école, inscription cantine - garderie - TAP

Organisation Conseil municipal

• préparer et rédiger des documents administratifs
• suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil municipal avec la rédaction des compte-rendus de séance

Urbanisme

• réception des dossiers (PC, DP, etc.)
• enregistrement des dossiers
• assurer le suivi au service instructeur
• lien avec les pétitionnaires

Secrétariat du Maire et des Élus

• préparer la tenue de réunions de commissions communales
• organiser et participer aux commissions communales des impôts directs
• répondre aux courriers divers
• participer aux réunions diverses
• rédiger les arrêtés municipaux
• assurer le tirage au sort des jurys d'assises

Contraintes particulières

• présence aux cérémonies d'état-civil
• présence aux réunions en soirée
• présence aux scrutins électoraux
• travail le samedi

Un adjoint administratif territorial est chargé de tâches administratives d'exécution, qui supposent la connaissance et comportent l'application de règles administratives et comptables.

Il peut être chargé d'effectuer divers travaux de bureautique et affecté à l'utilisation des matériels de télécommunication.

Il peut être chargé d'effectuer des enquêtes administratives et d'établir des rapports nécessaires à l'instruction de dossiers.

Il peut être chargé de placer les usagers d'emplacement publics, de calculer et de percevoir le montant des redevances exigibles de ces usagers.

Il assure, lorsqu'il relève des grades d'avancement, plus particulièrement les fonctions d'accueil et les travaux de guichet, la correspondance administrative et les travaux de comptabilité.

Il peut participer à la mise en oeuvre de l'action de la collectivité dans les domaines économiques, social, culturel et sportif.

Il peut être chargé de la constitution, de la mise à jour et de l'exploitation de la documentation ainsi que de travaux d'ordre.

Il peut centraliser les redevances exigibles des usagers et en assurer lui-même la perception.

Il peut être chargé d'assurer la bonne utilisation des matériels de la télécommunication.

Il peut être chargé du secrétariat de mairie dans une commune de moins de 2 000 habitants.

Il peut se voir confier la coordination de l'activité d'adjoints administratifs du premier grade.

(source : CDG Languedoc-Roussillon)

Comment ça? Je ne vous ai pas encore parlé de la liste électorale et de l'organisation d'un scrutin ??! Quel oubli!

Bon, ok, il faut dire que fin 2015, on en a tellement "mangé" que je n'avais pas le courage d'en reparler ici. Oui, avec la révision exceptionnelle, la révision traditionnelle, et l'organisation des régionales, nous avons été servis!! Surtout qu'à côté, le secrétariat doit tourner!

Pour faire court, la révision des listes électorales a lieu tous les ans. Les travaux de la Commission Administrative démarrent à partir du 1er septembre. Elle se réunit pour étudier les demandes d'inscription parvenues en mairie, et les cas de radiations.

Suite à cette révision, on établit le tableau rectificatif du 10 janvier (inscriptions entre le premier janvier et le 31 décembre de l'année N-1) et le tableau définitif du 28 février.

A chaque élection présidentielle, une refonte de la liste électorale est prévue (re-numérotation des électeurs par ordre alphabétique). Donc, pour 2016, nous n'aurons pas à éditer de nouvelles cartes d'électeur, car il n'y a pas de scrutin prévu cette année.

Il existe trois types de listes : la liste principale, la liste complémentaire européenne et la liste complémentaire municipale.

Je vous ai fait un bref résumé, mais vous trouverez toutes les informations sur le site des collectivités locales, avec les références au Code Électoral :

La révision et la tenue des listes électorales

Cette année est une année calme côté élections, mais nous aurons l'occasion d'en reparler rapidement avec les présidentielles de 2017!

Nous sommes en pleine modification du PLU (avec enquête publique contrairement à la modification simplifiée). Je vous joins un document résumant les étapes de la modification (source urbaplu.fr), très utile pour moi!

Déroulement de la modification du PLU

Le projet a été validé par les élus, je m'occupe maintenant de demander la nomination d'un commissaire-enquêteur pour l'enquête publique du mois prochain, et je prépare également la notification du projet aux personnes publiques associées. Ensuite viendra le moment des publicités (arrêté et avis dans la presse).

Tout jeune français de 16 ans est concerné par cette démarche.

Elle peut se faire sur place ou en ligne, muni de sa pièce d'identité et de son livret de famille à jour.

La mairie délivre une attestation de recensement, qui est nécessaire pour se présenter aux examens et aux concours publics. (mis à jour février 2016 : le certificat délivré lors de la JDC est nécessaire pour les examens et concours publics).

Suite à son recensement, le jeune est convoqué pour effectuer une journée défense et citoyenneté, appelée JDC.

Le recensement permet aussi l'inscription d'office sur les listes électorales à ses 18 ans.

Tous les 3 mois, nous transmettons nos listes de recensés au Centre du Service National dont on dépend (via un fichier nommé PECOTO).

J'ai eu à plusieurs reprises des demandes de certificat d'hérédité de la part des administrés. Nous avions un "modèle type" que l'on modifiait pour livrer le certificat (dans certaines conditions).

Sachez que maintenant, les mairies n'ont plus à délivrer de certificat d'hérédité.

Dorénavant, les demandeurs auront deux possibilités pour prouver leur qualité d'héritier :

établir une attestation d'hérédité : pour une succession inférieure à 5 000 euros, une attestation signée de l'ensemble des héritiers (remplace le certificat d'hérédité délivré par certaines mairies)

demander à un notaire d'établir un acte de notoriété (succession supérieure à 5 000 euros)

Ci-dessous le lien vers service-public pour plus de renseignements :

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F12697

Quand on arrive comme "un cheveu sur la soupe" dans une collectivité, sans formation, sans expérience, on peut vite se sentir larguée... Là, pas le choix, on apprend sur le tas!

Et pour y voir plus clair, il vaut mieux s'organiser dès le départ. Pour ma part (et chacun a son propre fonctionnement), je me suis fait un classeur qui reste sur mon bureau, et j'y intègre des fiches de ce que je fais, un planning journalier, hebdomadaire et mensuel. Je liste les choses à faire tous les jours, toutes les semaines et tous les mois. J'ai ainsi une vue d'ensemble de ce que j'ai à faire, ça me permet aussi de "prioriser" mon travail.

Du côté de mes fiches, j'ai fait plusieurs sous-parties : état-civil, urbanisme, secrétariat, site internet, fonctionnement interne à la mairie, divers... Si on prend la partie urbanisme, j'ai une fiche pour le permis de construire, une pour la déclaration préalable, une sur les points importants de notre PLU, etc...

Voilà, à chaque fois que j'attaque une chose nouvelle, je fiche!

Peut-être que je prendrais le temps de mettre ces quelques fiches sur le blog. Ça vous intéresse??