Je suis secrétaire dans une mairie d'une commune de moins de 2000 habitants. Je travaille en binôme avec une autre personne (grade : rédacteur). Elle gère la comptabilité, les ressources humaines (une dizaine d'agents) et le cimetière.

Je vais détailler ci-dessous les domaines dont j'ai la charge.

Etat-civil

• enregistrer - rédiger des actes (naissance, reconnaissance, mariage, décès, transcription de décès)
• accueillir et informer les usagers sur les lois en matière d'Etat-civil
• délivrer les autorisations administratives en matière funéraire (permis d'inhumer,etc.)
• assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, cérémonie de parrainage civil
• assister l'Officier d'Etat-Civil lors de la célébration des mariages
• tenue des registres d'Etat-Civil et suivi des déclarations d'actes : apposer les mentions marginales, préparer et gérer les registres (ouverture / clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales)

Élections

• gérer les demandes d'inscriptions sur la liste électorale, de radiations
• préparer les réunions de la Commission de révision des listes électorales et y participer
• organiser matériellement et administrativement le ou les bureau(x) de vote
• respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement, etc.)

Recensement militaire

• établir la liste des jeunes et délivrer les attestations correspondantes
• suivi avec les autorités militaires ("relevé" trimestriel par voie dématérialisée)

Secrétariat accueil

• accueil physique et téléphonique du public : carte d'identité, renseignements divers
• renseignements nouveaux habitant
• gérer les relations avec les associations : planning d'utilisation des salles communales, demandes de subvention, etc.
• affaires scolaires : pré-inscriptions à l'école, inscription cantine - garderie - TAP

Organisation Conseil municipal

• préparer et rédiger des documents administratifs
• suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil municipal avec la rédaction des compte-rendus de séance

Urbanisme

• réception des dossiers (PC, DP, etc.)
• enregistrement des dossiers
• assurer le suivi au service instructeur
• lien avec les pétitionnaires

Secrétariat du Maire et des Élus

• préparer la tenue de réunions de commissions communales
• organiser et participer aux commissions communales des impôts directs
• répondre aux courriers divers
• participer aux réunions diverses
• rédiger les arrêtés municipaux
• assurer le tirage au sort des jurys d'assises

Contraintes particulières

• présence aux cérémonies d'état-civil
• présence aux réunions en soirée
• présence aux scrutins électoraux
• travail le samedi